▷ Mejorar productividad de PYMES y autónomos con un asistente virtual
Como empresario o autónomo ocupado, siempre buscas mejorar la productividad de tu PYME o empresa, mientras estás constantemente tratando de equilibrar las necesidades de tu negocio con las de tu familia.
Tanto si gestionas una tienda online como si trabajas en un nuevo proyecto, siempre surgen nuevas tareas que requieren tu atención. ¿No sería estupendo que hubiera alguien que pudiera ocuparse de todos estos detalles por ti? Pues ya lo hay. Y todo lo que se necesita son unas pocas horas a la semana: un proceso llamado externalización.
Qué es un asistente virtual y qué puede hacer
Los asistentes virtuales son contratistas independientes que prestan sus servicios a distancia, a través de Internet y del teléfono.
Pueden ayudar en la investigación, la introducción de datos y la programación de reuniones, así como en la gestión de las bandejas de entrada del correo electrónico o las cuentas de las redes sociales.
Hay muchos tipos diferentes de Asistentes Virtuales disponibles para contratar, incluyendo:
- Asistente Administrativo
- Asistente Ejecutivo
- Escritor de Contenidos
- Blogger
- Asistente Editorial (para contenidos web)
- Especialistas en Servicio al Cliente (para consultas de servicio al cliente)
- Proveedores de Servicios de Conserjería Personal
- Especialistas en Marketing como Departamento de Marketing Externo
- Gestión de Redes Sociales (para ayudar a gestionar su página de Facebook o Linkedin, por ejemplo).
Responder a los correos electrónicos
Si busca un asistente virtual, éste se encargará de responder a los correos electrónicos en su nombre. Es importante formarles bien en esta parte de su trabajo para que puedan responder con rapidez y eficacia.
Responder a los correos electrónicos en un plazo de 24 horas es normalmente aceptable, pero no pasará desapercibido si tiene a alguien que responde en menos de una hora cada vez. Si esto es algo que quiere de su asistente virtual, hágaselo saber al principio de su relación laboral para que esté preparado y sepa lo que se espera de él.
Organizar su viaje
Un asistente virtual puede ayudarle a organizar su viaje. Su AV puede:
- Ayudarle a planificar los detalles de su viaje
- Reservar vuelos, hoteles y coches de alquiler
- Organizar los desplazamientos hacia y desde su destino (por ejemplo, transporte al aeropuerto o billetes de tren)
- Buscar actividades o entretenimiento durante el viaje (museos, restaurantes y bares en una ciudad)
Su AV también puede ayudarle con las tareas posteriores al viaje, como la devolución de los coches de alquiler y la reserva de los vuelos de vuelta a casa.
Organizar su calendario
Asegúrese de tener un buen sistema para su calendario.
Si aún no lo ha hecho, establezca reuniones periódicas con su asistente virtual para hablar de las prioridades y los progresos. También debe comunicarse con él por correo electrónico siempre que sea necesario (o al menos una vez por semana).
Asegúrese de que su asistente virtual tenga acceso a su calendario para que pueda crear eventos en él de acuerdo con el programa que hayan elaborado juntos.
Esto ayudará a garantizar que no se pierda ni se olvide ninguna tarea importante, así como a tener un mayor control sobre cuándo deben hacer las cosas todos los implicados en la realización de proyectos dentro de la empresa.
Realice una investigación
Llevar a cabo una investigación no es una tarea sencilla.
Requiere mucho tiempo y esfuerzo, así como un complejo conjunto de habilidades, conocimientos y experiencia.
Externalizar este tipo de acciones es cada día más necesario.
Gestionar las cuentas de las redes sociales
La gestión profesional de las redes sociales es una gran manera de ahorrar tiempo y hacer más cosas. Incluye:
- Actualizar las publicaciones en las redes sociales
- Responder a los comentarios
- Publicar enlaces a artículos, vídeos y podcasts
También puedes gestionar tus redes sociales publicando enlaces a cursos online, libros y otros contenidos que creas interesantes para tu audiencia.
Gestionar las solicitudes de atención al cliente
El asistente virtual puede ayudarle a gestionar las solicitudes de atención al cliente. El asistente virtual puede responder a las solicitudes de atención al cliente por teléfono, correo electrónico o incluso redes sociales.
Para ello deberá formar a esta empresa externa sobre cómo debe de tratar a la persona que llama, qué datos debe recabar y cómo hacérselo llegar a su empresa.
Ayudar a gestionar el trabajo subcontratado, como el diseño gráfico o el desarrollo web
Para gestionar el trabajo subcontratado, puede utilizar un asistente virtual para coordinar y completar las tareas que le sean asignadas. Su asistente virtual también puede ayudarle con otros aspectos de su negocio, como la gestión de cuentas de redes sociales u otras campañas de marketing.
Por ejemplo si quieres contratar a un diseñador gráfico o a un desarrollador web y no tienes tiempo para gestionar el proyecto tú mismo, hacer que una empresa externa se encargue de estas responsabilidades liberará tu agenda para que puedas centrarte en otros aspectos de la gestión de tu negocio.
Un asistente virtual puede ayudarte a hacer más cosas
Un asistente virtual puede ayudarte a hacer más cosas.
- Hay muchas formas rentables de encontrar un asistente virtual, incluyendo plataformas online como Upwork y Fiverr.
- Una buena regla general es preguntarse si puede delegar la tarea con una certeza razonable de que: se completará en el momento oportuno; cumplirá con sus estándares y expectativas; y no le causará ningún estrés o ansiedad adicional cuando llegue el momento de completar la tarea. Si es así, probablemente sea algo que se pueda externalizar.
- Los tipos de tareas que se subcontratan con más frecuencia son: introducción de datos y codificación; proyectos de investigación; tareas administrativas como programar reuniones o responder a correos electrónicos; servicios básicos de contabilidad como mantener registros, preparar informes, etc.; apoyo de marketing como diseñar logotipos o crear textos de venta para anuncios/anuncios en eBay/etc., promoción en redes sociales.
Conclusión, si está buscando formas de ser más productivo y ahorrar tiempo, un asistente virtual es la respuesta. Un AV puede ayudarte a hacer más cosas y liberar tu tiempo para que puedas centrarte en lo que más importa.
Si quieres externalizar tus acciones de marketing, en marketing externo somos ese asistente virtual que estás buscando, contacta con nosotros y te explicaremos lo que hacemos y te daremos un presupuesto sin compromiso alguno.
